안녕하세요! 라이너 팀의 오피스 매니저 제인입니다.
제가 스타트업에서 운영과 경영지원 업무를 도맡아온 지 벌써 7년이 되었네요.
오늘은 스타트업이라면 응당 사용하는 협업 프로그램들을 경영지원을 하는 사람의 입장에서 어떻게 사용하는지 공유하고자 합니다.
스타트업에서의 경영지원팀이란 총무팀+회계팀+인사팀+국책과제 담당까지 모든 일을 놓치지 않고 해야 하는 것이 관건 일텐데요, 주변 스타트업의 경영지원 담당자들을 보면 60인 규모까지도 1명으로 유지하는 곳도 있을 정도로 대부분 1인 팀으로 일하고 계시는 경우가 많은 것 같아요. 함께 크로스체크를 해줄 팀원이 없으니 혼자 모든 사항을 고려하기 위해서는 잘 정리하는 방식은 필수이구요.
- 경영지원의 업무는 실수가 발견된 경우 바로 수습할 수가 없는 일들이 많아 일정 관리가 아주 중요한데요,
일정 관리를 잘 못해 기한을 넘기게 되면 큰 문제가 생기는 국책 과제나 세금 관련 업무,
해당 시기에만 신청이 가능한 기업 인증 업무들이 많은 것이 그 이유라고 생각됩니다. (특히 급여 지급이 늦으면 큰일 나요!!)
- 매일 해야 하는 업무부터 매 주, 매 달, 매 분기, 매 년 진행해야 하는 업무가 명확하게 정해져 있지만, 매년 바뀌는 법령과 정책을 항상 주시하고 있어야 업무에 실수가 없게 됩니다. 그 외에도 산발적으로 들어오는 크고 작은 업무를 놓치지 않도록 주의를 기울여야 하죠. 그러다보니 항상 눈에 닿는 곳에 빼곡하게 일정이 적힌 달력이 존재합니다. (하지만 우린 스타트업 종사자잖아요? 더 세련된 방식으로 하고 싶은 욕구도 있고, 이제 달력에는 더 이상 태스크를 써넣을 공간이 존재하지 않아요!)
- 업무 정리를 어떻게 하는지 다른 팀원들에게 물어봐도 직군이 다르기 때문에 적용할 수 없는 부분이 많고, 구글에서 열심히 검색을 해봐도 이 직군 종사자의 업무 정리 방식은 찾을 수가 없는 것이 현실입니다.
그래서 저는 운영과 경영지원 업무를 어떻게 정리하고 있는지 한 번 글로 남겨보려 합니다.
우선 왜 업무를 정리해야 하는지, 그리고 거기에 따라 절대 포기할 수 없는 정리 방법이 무엇인지를 아는 것이 중요합니다.
1. 업무를 정리해야 하는 목적은?
- 매 년 진행하는 업무에 대한 변경된 사항을 확인하여 정리한 내용을 연 단위로 잘 쌓아두고, 변경사항 발표 시기를 가늠하고 싶다.
-> 저는 매 년 같은 업무를 진행해야 하지만 매년 개정된 세법과 정책 내용을 확인해야 하는 이슈도 가지고 있습니다. 그래서 작년과 무엇이 달라졌는지, 언제쯤 정책과 세법 발표가 나는지를 기록해두고 싶었습니다. - 갑자기 발생하는 업무를 놓치고 싶지 않다.
-> 고정 업무보다는 치고 들어오는 업무가 많은 직종의 특성 상 기록을 잘해야 할 일을 놓치지 않게 됩니다. 하지만 기록을 잘하는 것 자체가 너무 어려워요. 나~~~중에 해야 하는 업무를 잘 기록하고 싶다. 입사 시 들었던 회사에서 저에게 바라는 일들은 당장 할 수 있는 것보다는 그 이벤트가 발생하는 시기까지 잊지 않고 기다렸다가 진행해야 하는 경우가 많습니다. 달력을 2~3개년 치를 두고 일할 수 없으니 어떻게 정리할까 고민했던 것 같아요. - 해야 하는 업무의 기간을 한 눈에 보고 싶다.
-> 국책 사업이나 기업 인증의 경우 결과가 나올 때까지 길게는 반년이 걸리기도 합니다. 그리고 그 반 년 동안 해야 하는 일들이 존재하죠. 이것을 어떻게 정리할지 어떻게 하면 한눈에 볼 수 있을지가 큰 고민이었습니다.
2. 어디에 기준을 두고 정리할 것인가?
- 알람이 필요하다.
-> 나중에 해야 하는 업무를 잊지 않기 위해 계속 기억하고 있으면 지금 당장 하는 일에 집중하기가 어렵습니다. 그래서 기록 후 알람이 올 때까지 현 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들고 싶었어요. - 기간으로 볼 수 있는 기록 방법이 필요하다.
-> 가시적으로 기간이 보이면 갑자기 들어오는 업무를 언제 할 지에 대한 계획을 세우기가 편하리라 판단했습니다. - 상세 내용을 쌓아둘 장치가 필요하다.
-> 나중에 반영될 내용들을 잘 쌓아두고 참고할 수 있도록 정리하는 방법이 필요했습니다.
3. 당장 사용할 수 있는 프로그램은?
위의 내용을 참고하여 저에겐 지라와 구글 캘린더, 구글 스프레드시트, Flobro를 조합하는 방식이 가장 좋을 것이라는 판단을 내리게 되었습니다.
트렐로는 오래 써왔지만 지라는 처음이라 잘 쓰시는 팀원에게 제 상황을 설명하고 상세 사용법에 대한 가이드를 받았습니다.
(감사합니다, 조던🙏🏻)
노션 트렐로 지라 (현 회사에서 사용 중) to do 구글 스프레드시트 구글 캘린더 핸드폰 내부 캘린더 기타 무료 프로그램
그리고 업무 분류를 통해 어떤 협업 프로그램을 사용할 지를 선택했습니다.
- 한 번만 진행하는 단발적인 업무
- 일주일 내 시행할 업무 : 지라
- 미래에 진행할 업무 : 구글 캘린더 & 지라
- 반복 업무
- 매일 : Flobro
- 매 주 : 구글 캘린더
- 매 월 특정일 : 구글 캘린더
- 매 분기 특정일 : 구글 캘린더 & 지라 (기간 세팅)
- 매 년 특정 구간 : 구글 캘린더 & 지라 (기간 없이 에픽만 세팅)
- 그리고 ‘진행 중’과 ‘완료’로만 이루어지는 업무 : 지라
- 진행 중 절차가 많이 있는 업무 : 지라 (세부 이슈 활용)
💠Flobro
이런 신박한 앱이?!
매일 해야 하는 업무는 알림 설정이 비효율적이고, 다른 업무를 처리하는 사이사이에 진행하기 때문에 계속 눈에 띄는 곳에 기록해두고 싶었습니다.
포스트잇도 좋지만 그러면 To Do 완료 체크 시 매번 새로 써야 하는 번거로움을 줄이고자 고민하고 있을 때에 라이너 팀원에게 추천받은 화면 분할 앱입니다.
특정 브라우저의 특정 부분을 모니터 화면의 최상위에 추가할 수 있기 때문에 제가 관리하는 노션 To Do 페이지 url을 이용하여 항상 눈에 띄도록 가장 큰 모니터 화면의 한 쪽에 세팅해두었습니다.
크롬 브라우저나 한글 파일을 열어두어도 오른쪽 하단에 계속 조그맣게 떠있기 때문에 상시 리마인드로 좋아요!
💠지라
지라의 프로젝트의 로드맵 기능은 연단위로 단발적인 업무를 기록하는 것과 국책 과제 등의 장기 프로젝트(3개월~2년)의 진행 기간과 상황을 정리하기에 용이합니다.
미래에 한 번만 진행할 업무가 생기면 그 업무를 진행해야 하는 시점과 기간을 임의로 설정하는데, 업무를 놓치지 않고 확정 일정으로 수정할 수 있도록 시작일을 여유를 두고 설정하였습니다.
지금 시작할 한 번만 진행하는 업무인데 진행 절차가 많은 업무는 그림과 같이 에픽 종료 기간을 지원 기간 종료일이나 대략적인 인증 완료 기간으로 세팅하고 에픽 내에 세부 이슈를 생성하여 진행 시 완료로 표시할 수 있도록 구성하였습니다.
업무라는 게 시작은 했는데 기업의 상황과 맞지 않아 지원이 어려운 상황도 있고, 비용 부담으로 인해 진행을 중단하기도 하고, 어떨 때는 중간 과정을 생략하기도 하잖아요? 그래서 아직 진행하지 않고 있는 앞으로 ‘해야 할 일’, 진행을 안하거나 못하게 된 업무는 ‘미진행’, 그리고 ‘진행 중’과 ‘생략’, ‘완료’로 표시되도록 워크플로를 구분하였습니다.
회색 글씨는 진행 안됨, 초록색 글씨는 완료, 파란색 글씨는 진행 중으로 구성되어 있고요, 이 부분은 제가 프로그램을 잘 못 다루기 때문에 이런 수정이 가능한지를 저희 팀 조던에게 여쭤보았고 조던이 흔쾌히 세팅해 주셔서 제가 편하게 사용할 수 있게 되었습니다.
(조던에게 무한 감사를!😍)
에픽의 각각의 세부 이슈에 기한을 설정할 수 있고, 상세한 내용을 남길 수 있으며, 내용이 정리된 노션이나 구글스프레드시트 url을 기록하여 필요 시 세부적인 사항을 확인할 수 있도록 세팅하였습니다. 이렇게 구성하니 보기에도 편하고 내년에 진행하거나 다른 기업에서 물어볼 때 명확히 알려줄 수 있다는 큰 장점이 있더라구요.
그리고 리소스가 없는 상황에서 나중에 해야 할 일을 기록하는 상황에서는 에픽만 생성해두고 세팅은 나중에 해도 되는 것이 업무를 놓치지 않을 수 있는 장치가 되었습니다.
💠구글 캘린더
매일, 매 주, 매 월, 매 분기, 매 년 해야 하는 일들은 구글 캘린더의 반복 설정 기능을 통해 알림을 받을 수 있도록 세팅해두었습니다.
맞춤으로 월 화 수 목 금 매일 해야 하는 업무 세팅도 가능하고, 매월 특정 일자에 해야 하는 일 등 세세한 반복 설정 기능이 가능합니다.
특히 저는 어떤 정책 발표의 정확한 날짜를 모르는 경우에 이 업무를 놓치지 않기 위해 1주나 2주 반복 설정으로 정책 발표 확인 등의 알림을 세팅하는데, 알림이라는 장치를 통해 당장 해야 하는 업무에만 집중할 수 있는 상황을 만드는 것이 무엇보다 좋았습니다.
💠구글 스프레드시트
엑셀 혹은 구글 스프레드시트는 업무할 때 꼭 써야 하는 필수 프로그램입니다. 하지만 제가 엑셀이 아닌 구글 스프레드시트를 쓰는 이유는 url을 지라와 구글 캘린더 일정의 설명에 입력해두면 알림 배너가 뜰 때 클릭 몇 번으로 바로 그 업무를 할 수 있는 환경이 조성되기 때문입니다.
워낙 산발적이고 멀티태스킹을 필요로 하는 업무 환경이다 보니 이 일을 하면서도 다른 일이 끼어들면 방향을 잃기가 쉬운데 이렇게 장치를 해두면 다른 데로 셀 확률이 적어져서 오히려 더 빠르게 그날 해야 하는 업무를 처리할 수 있는 것 같아요.
여기까지 제가 사용하고 있는 일정 및 업무 관리 방법에 대해 글을 써보았습니다. 사실 프로그램을 사용하는 것이 익숙하거나 병렬처리, 태스크를 쪼개고 계획을 세우는 게 즐겁고 쉬운 분도 있으시겠지만, 저는 멀티태스킹에 익숙하고 To Do 관리를 하는 것이 어려운 사람이라 일정/업무 관리 및 정리 방법을 더 고민했던 것 같습니다.
이 방법에 정착하게 된 강점 중 하나는 그동안 무엇을 해왔는지가 한눈에 보이는 것입니다. 같은 업무의 반복에 지쳤을 때에도 과거 내가 해낸 일들이 바로 보임으로 인해 성취감이 유지가 되는 것이죠!
더 좋은 수단이나 아이디어가 떠오르면 계속 적용해 볼 예정인데요, 장기간 유지하면서 더 업그레이드되는 부분이 있다면 추후 다시 한번 글을 써보고 싶네요.
그리고 이렇게 업무 정리를 효율적으로 할 수 있게 된 건 라이너 팀원들🙏🏻💙의 도움이 큽니다. 개인의 경험을 거리낌 없이 말해 주고, 좋은 글을 공유해주고, 무엇을 물어봐야 하는지도 모르는 상태에서 한 질문을 찰떡같이 알아듣고 세팅을 도와주셔서 너무 감동이었습니다. 덕분에 이렇게 세련된 방법으로 업무하게 되어서 기분이 좋아요. (@조던 @다니엘 감사드려요🤭) 어떤 요청이던 최선을 다해서 도와주는 문화를 가진 라이너 팀에 관심이 있으시다면 아래의 라이너 커리어 페이지를 확인해 주세요!
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